Archiviazione di posta elettronica: obblighi e strumenti

Le e-mail sono uno degli strumenti di comunicazione più importanti al giorno d’oggi. Mentre da un lato assistiamo ad una crescita sempre maggiore in termini di volumi di email, dall’altro le informazioni contenute all’interno di esse così come gli allegati non sono archiviati da nessuna parte. Molte aziende si chiedono come risolvere questo problema e la risposta prevede l’utilizzo di un software di archiviazione di posta elettronica. In questo articolo andremo a capire meglio di cosa stiamo parlando e ad illustrare i vantaggi che derivano nell’utilizzarli.

I problemi legati alle email in azienda

Ogni giorni vengono inviate e ricevute circa 2,7 miliardi di email nel mondo e questo numero è destinato ad aumentare. Senza dubbio questo strumento è oggi il più diffuso rispetto alla posta tradizionale e al fax, che sono meno immediati e prevedono dei costi di utilizzo. Le funzioni delle email sono oggi strumenti indispensabili per ogni azienda, che le utilizza anche per l’invio di informazioni delicate, quali fatture e contratti. Secondo le prescrizioni dettate dall’art. 2214 del Codice Civile, le email a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservate per 10 anni. Le email a contenuto commerciale vanno conservate anche ai fini fiscali secondo l’art. 22 del Dpr. 600/1973.

Un altro elemento da tenere in considerazione riguarda la reperibilità delle email. Se un utente elimina accidentalmente una email non c’è possibilità di recuperarla oltre al backup effettuato sul server, che ha comunque una scadenza. Inoltre le email e i loro backup non sono sempre crittografati e possono per questo essere manomessi e/o consultati da chi non è autorizzato a farlo. Questo non rispetta nemmeno i dettami del GDPR.

Con l’aumentare della quantità di email si riduce sempre più lo spazio a disposizione sui nostri sistemi informatici e questo provoca dei rallentamenti e possibili malfunzionamenti. Inoltre un voluminoso numero di email è di difficile gestione in quanto l’utilizzo di alcune funzionalità, quali la ricerca, risultano difficili da utilizzare. Infine per ovviare al problema del salvataggio delle informazioni, molte aziende eseguono dei backup in locale, che richiedono competenze tecniche per essere ripristinati e non sono disponibili in tempo reale.

Gli email archiver: cosa sono

Per risolvere questo tipo di problemi, esistono dei software denominati “Email archiver” che archiviano ogni email in transito in azienda comprimendola e permettono di recuperare ogni singolo messaggio di posta. Questi software facilitano anche la ricerca e permettono di non incorrere nel rischio di perdere o non trovare qualche informazione importante. L’email archiver è quindi un archivio sicuro che fornisce garanzie di recupero e disponibilità dei dati storici delle email (inviate, eliminate e ricevute). Gli email archiver si integrano completamente con i diversi client di posta (quali Outlook, etc.) e permettono di archiviare mantenendo la struttura in cartelle impostata dall’utente. L’archiviazione delle email rende anche più rapida e semplice la ricerca di email perse o cancellate ed ottimizza il flusso di lavoro e le prestazioni del server rimuovendo in sicurezza le vecchie email dalla posta in arrivo o dall’archivio.

Mail backup: perché non è sufficiente?

Esistono molte differenze tra Email Backup e Email Archiving. L’Email Archiver è un archivio esterno che implica la protezione della posta elettronica all’interno di uno spazio protetto. Tutte le email, in entrata e in uscita, possono essere archiviate per un periodo infinito, mantenendo l’autenticità del contenuto, che rimane invariato anche per quanto riguarda gli allegati, che vengono memorizzati in modo sicuro. È possibile aggiungere e archiviare nuove email senza sostituire o eliminare quelle già archiviate. Infine grazie alla ricerca per parole chiave, è possibile avere un accesso rapido e facile a tutte le informazioni. Queste possono essere consultate ovunque, anche da smartphone e tablet.

Un’altra importante differenza riguarda la disponibilità dell’archivio: al necessario le informazioni possono essere rese accessibili alle persone autorizzate e il tutto è a prova di manomissione grazie alla crittografia. La seconda differenza è che con l’archiviazione non è più necessario conservare vecchie email sul server di posta o supportarle in PST o simili. Questa riduzione del carico di lavoro aumenta le prestazioni del server.
In definitiva il backup delle email è utilizzato per il ripristino di emergenza, ma non semplifica il reperimento, il recupero e il ripristino dei dati che sono periodicamente sovrascritti da altri backup.

I vantaggi nell’avere un archivio di posta

I vantaggi nell’adottare un email archiver possono essere così sintetizzati:

1. Conformità normativa: ogni email viene conservata nella sua autenticità e completezza e può essere consultata per moltissimi anni. Questo è importante soprattutto nel recupero delle informazioni nei procedimenti giudiziari.
2. Protezione contro le perdite: ogni email viene conservata, allegato compreso, nella sua integrità ed è facilmente trovabile in qualsiasi momento. Le email possono essere recuperate anche in caso di danni al server o di disguidi da parte del proprio service provider in quanto le email sono archiviate al di fuori della propria infrastruttura.
3. Grande risparmio di spazio: non c’è nessun limite di spazio nell’archiviazione delle email, che possono essere facilmente conservate.
4. Indipendenza: in caso di guasto al server o di perdita dei dati su PC è sempre possibile accedere alle email tramite l’archivio, non fermando così la propria attività.
5. Maggior efficienza e produttività: conservando le email nell’archivio, lo spazio occupato dai dati sui server sarà incredibilmente ridotto, così da velocizzare i processi di recupero e backup della posta. Ciascun utente potrà effettuare il recupero dati in autonomia con un click, senza nemmeno coinvolgere il reparto IT.

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